Leistungswissen
Aktenvernichtung nach DIN 66399
Datenschutzkonform von der Archivbox bis zur Festplatte: Schutzklassen, Nachweise, typische Fehler.
Warum der Aktenwolf nicht reicht
Personenbezogene Daten unterliegen der DSGVO auch bei der Entsorgung. Verantwortlich bleibt das Unternehmen, nicht der Dienstleister. Verlangt sind ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und die Vernichtung nach DIN 66399 in der passenden Sicherheitsstufe, für übliche Geschäftsunterlagen mindestens P-3, für sensible Daten P-4 bis P-5.
Der Ablauf beim Profi
Verschlossene Behälter oder versiegelte Boxen, dokumentierte Abholung, Vernichtung im zertifizierten Betrieb, anschließend ein Vernichtungsnachweis mit Datum und Menge. Wer Akten offen in den Container wirft, hat im Fall einer Datenpanne die Beweislast gegen sich.
Aufbewahrungsfristen zuerst
Handels- und Steuerunterlagen unterliegen Aufbewahrungsfristen von sechs bzw. acht Jahren (Buchungsbelege seit 2025) und zehn Jahren für Bücher und Abschlüsse. Vor der Vernichtung gehört ein Blick in die Fristenliste, sonst vernichtet man Unterlagen, die das Finanzamt noch sehen will.
Datenträger mitdenken
Festplatten, USB-Sticks, Kopierer mit internem Speicher und alte Telefonanlagen enthalten Daten. Zertifizierte Datenträgervernichtung nach DIN 66399 H-4/H-5 oder ein dokumentiertes Löschverfahren gehören in jede Büroauflösung.
Kosten im Blick
| Position | Übliche Spanne | Einordnung |
|---|---|---|
| Richtwert je m² Bürofläche | 20 bis 50 Euro | Der Füllgrad entscheidet: leer geräumte Flächen am unteren, vollgestellte am oberen Rand. In Großstädten 20 bis 30 Prozent darüber. |
| Kleinbüro bis 30 m² | 500 bis 1.200 Euro | Pauschalpreise üblich; die Besichtigung vorab ist bei seriösen Betrieben kostenlos. |
| Zuschläge | 5 bis 10 Prozent je Etage ohne Aufzug | Dazu Halteverbotszone 80 bis 150 Euro, falls die Kommune sie verlangt. |
| Wertanrechnung | minus 10 bis 30 Prozent | Verwertbare Büromöbel und IT mindern den Preis; funktionsfähige Hardware bringt teils eine Restwertvergütung. |
Wer die Spannen kennt, verhandelt besser: Ein Angebot weit darunter kalkuliert meist Nachforderungen ein, eines weit darüber die eigene Auslastung.
Dienstleister vor Ort finden
Welche Betriebe in Ihrer Stadt erfasst sind, zeigt das Städteverzeichnis.