Ratgeber
DSGVO-konforme Aktenvernichtung im Betrieb
Die Entsorgung ist Teil der Datenverarbeitung: Wer Akten falsch wegwirft, produziert meldepflichtige Datenpannen.
Die Rechtslage
Personenbezogene Daten bleiben bis zur Vernichtung in der Verantwortung des Unternehmens. Der Dienstleister ist Auftragsverarbeiter; ohne Vertrag nach Art. 28 DSGVO ist die Weitergabe selbst der Verstoß.
Die richtige Stufe
DIN 66399 ordnet Unterlagen Schutzklassen zu: interne Unterlagen P-3, personenbezogene Daten P-4, besonders sensible Daten wie Gesundheits- oder Finanzdaten P-5. Der Nachweis dokumentiert die Stufe.
Der sichere Weg
Verschlossene Sammelbehälter statt offener Kartons, dokumentierte Übergabe, Vernichtung im zertifizierten Betrieb, Vernichtungsnachweis in die Datenschutzdokumentation. Bei sehr großen Mengen vernichten mobile Anlagen direkt auf dem Hof.
Typische Fehler
Akten im Altpapiercontainer, Ordner im Sperrmüll der Räumfirma ohne AVV, Kopierer mit Festplatte im Elektroschrott, USB-Sticks in Schreibtischschubladen. Jede dieser Abkürzungen ist im Zweifel eine meldepflichtige Panne nach Art. 33 DSGVO.
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